Neste artigo, abordaremos os riscos de processos não desenhados e mal ou não auditados. Os erros, equívocos e desvios são recorrentes em organizações que não aprendem com as mazelas de sua história. Não há fórmula mágica para solucionar problemas de desvio de conduta que não seja a eterna observância inteligente dos processos, resultados e desempenhos. Portanto, sistemas de detecção de sintomas assimétricos devem acionar formas de verificação. Porém, a melhor forma de evitar desvios será contratar talentos que sejam honestos, comprometidos e competentes para todas as funções da organização. Nada fácil, não é?

Vejam como as coisas acontecem, são exemplos reais de desvios na recepção, armazenamento e verificação de estoques.

1. A recepção de matéria-prima de uma empresa envolvia a pesagem de caminhões em balança não eletrônica (não havia balança eletrônica na época). Um dos fornecedores da matéria-prima descobriu que o balanceiro trabalhava sozinho na cabine de balança, e pior, percebeu que sua conduta era negligente (permitia que o motorista e os ajudantes entrassem na cabine). Essa vulnerabilidade permitiu que esse fornecedor aplicasse o “golpe do imã”. Enquanto o balanceiro ajustava a régua da balança para confirmar o peso e imprimir o bilhete de pesagem, um dos ajudantes “aplicava” um “pacote” na cabeça da régua, que continha em sua parte superior, um poderoso imã e na inferior, plaquetas de chumbo. Essa “operação” permitia ao fornecedor, transformar sete em oito toneladas do material que entregava. Esse roubo foi descoberto através de uma denúncia formal. O tio desse fornecedor era seu concorrente. Sabendo da trama e querendo afastá-lo da empresa, o denunciou.

A empresa conseguiu medir o prejuízo causado e, por meio de uma operação policial competente, aprisionou o larápio. Para fugir do processo, quitou o prejuízo presumível da empresa. Essa ocorrência comemorou 30 anos, porém fica o registro de que em todo o processo que envolva recepção de matéria-prima deve estar descrito a forma de recepcionar, pesar e descarregar a carga.

2. A matéria-prima da empresa poderia ser abrigada em um pátio ao ar livre, apesar das intempéries não prejudicavam qualidade do processo de fabricação. Esse fato parecia isento de falhas e economizava o prédio para o seu armazenamento. Ledo engano. Como o pátio se limitava com a rua, um dos funcionários conseguia desviar alguns quilos de matéria prima diariamente durante o terceiro turno (22h00 às 05h00). Os dez quilos diários rendiam 200 quilos/mês ou 2.400/ano. Esse desvio foi descoberto por acaso, quando outro funcionário viu o primo do ladrão carregando o produto do furto num carrinho de pedreiro. Denunciado, foi preso em flagrante. Porém, a empresa nunca descobriu a quantia que lhe foi roubada. Ficou a lição de que cerca não é muro, e o estoque deve ser abrigado em lugar visível, protegido e controlado.

3. Uma cadeia de pequenas lojas não seguiu o princípio da segregação das funções, a gerente mantinha-se distante das verificações de estoque e pagamentos, e a auditoria interna era terceirizada e nunca auditou os 20 maiores fornecedores. O caso é o seguinte: determinada funcionária recolhia mensalmente as informações das vendas em consignação, calculava o montante a pagar de cada fornecedor e enviava as informações ao financeiro para efetuar o pagamento. Acontece que dos 20 maiores fornecedores, cinco deles eram falsos. A referida funcionária conseguira burlar o sistema de controle, introduzindo nomes, dados e estoques falsos. Como conseguiu? Mantendo relações íntimas com o funcionário da empresa de software.

A contrapartida da intimidade foi o destravamento do sistema de checagem dos saldos, estoques e vendas. A fraude só foi descoberta porque a ambiciosa funcionária licenciou-se por motivo de saúde, porém antes que se ausentasse, efetuou a última operação, acreditando que sua substituta não fosse descobrir a trama. O prejuízo da rede de lojas foi de R$ 400 mil durante três anos de desvios e nunca foi recuperado. A ex-funcionária foi demitida por justa causa, julgada e condenada. A empresa de auditoria foi processada, mas conseguiu se eximir da evidente incompetência. Qual o fim das empresas? Por diversos motivos, as duas primeiras empresas não existem mais, uma faliu e a outra fechou. A rede de quatro lojas transformou-se em um único ponto de venda.

Fica a lição de que não há organização sadia sem um mapa de risco, equipe comprometida e sistemas a serem auditados com competência.

Ronaldo Bianchi

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