A COMUNICAÇÃO E AS ORGANIZAÇÕES IV

O exercício do diálogo nas organizações ocorre sob qualquer circunstância, ordenadamente ou não, estando as organizações sujeitas a um conjunto de pressões de diversas áreas da sociedade onde atuam. Nessa condição inevitável, o papel das relações públicas torna-se relevante por alguns motivos:

1. Abre-se uma porta de entrada para que os grupos de pressão possam reivindicar os seus desejos.

2. Atende aos visitantes, clientes atuais e potenciais, fornecedores, autoridades, no sentido de apresentar a organização ou explicar motivos e razões para uma determinada situação.

3. Complementa, quando demandado, as atividades mercadológicas e institucionais para organizar encontros, palestras e seminários.

4. Representa a organização em eventos institucionais que mereçam a atenção da organização.

5. Prepara documentos destinados à apresentação da empresa ou de seu papel dentro de determinado contexto.

6. Acompanha os serviços de atendimento ao cliente.

Devemos ter um profissional dessa área quando a organização demanda constantes esclarecimentos e intensa série de programas e eventos. Dessa forma, o seu papel é fundamental dentro de um contexto onde as relações interpessoais e inter-organizacionais sejam relevantes.

Na esfera governamental, entendo que todos os órgãos da administração direta exigem o cargo. Poderia estar disposta como uma assessoria de protocolo, institucional, cerimonial ou mesmo de relações públicas, sendo sua área de atuação:

1. Preparar a agenda das autoridades visitantes.

2. Acompanhar os titulares do seu órgão em cerimônias públicas e em algumas exclusivas.

3. Emitir, receber e distribuir convites de eventos e organizá-los.

4. Orientar os discursos das autoridades nas cerimônias, preparando a relação dos nomes ali presentes. Ficará a critério da autoridade, pronunciá-los ou não no início de seu discurso.

5. Representar o órgão quando demandado.

Nas organizações de atividades como museus, hospitais, departamentos públicos, as funções se dedobram:

1. Preparar apresentações sobre a organização.

2. Receber grupos para visitas, esclarecimentos ou reivindicações.

3. Acompanhar seus dirigentes em audiências e eventos, preparando seu roteiro e pavimentando seu trajeto para um rápido atendimento.

No caso de empresas, mais algumas funções podem ser agregadas ao papel das relações públicas, além das anteriormente citadas:

1. Acompanhar os processos legislativos de interesse da associação ou da empresa.

2. Preparar eventos para confraternização dos funcionários, diretores ou visitantes.

3. Dar vazão interna às reivindicações da comunidade próxima da empresa.

4. Mapear os usos da imagem institucional.

5. Criar uma estratégia para que a organização seja protagonista de alguma campanha para o desenvolvimento da sociedade.

O profissional de relações públicas é indispensável na atualidade, pois define a primeira impressão de uma organização junto ao seu público de interesse. As relações públicas em sua devida e cautelosa proporção representam as organizações como o serviço diplomático representa o Estado: esclarece, acomoda e propõe melhores relações entre as partes envolvidas.

Ronaldo Bianchi