O exercício do diálogo nas organizações ocorre sob qualquer circunstância, ordenadamente ou não, estando as organizações sujeitas a um conjunto de pressões de diversas áreas da sociedade onde atuam. Nessa condição inevitável, o papel das relações públicas torna-se relevante por alguns motivos:

1. Abre-se uma porta de entrada para que os grupos de pressão possam reivindicar os seus desejos.

2. Atende aos visitantes, clientes atuais e potenciais, fornecedores, autoridades, no sentido de apresentar a organização ou explicar motivos e razões para uma determinada situação.

3. Complementa, quando demandado, as atividades mercadológicas e institucionais para organizar encontros, palestras e seminários.

4. Representa a organização em eventos institucionais que mereçam a atenção da organização.

5. Prepara documentos destinados à apresentação da empresa ou de seu papel dentro de determinado contexto.

6. Acompanha os serviços de atendimento ao cliente.

Devemos ter um profissional dessa área quando a organização demanda constantes esclarecimentos e intensa série de programas e eventos. Dessa forma, o seu papel é fundamental dentro de um contexto onde as relações interpessoais e inter-organizacionais sejam relevantes.

Na esfera governamental, entendo que todos os órgãos da administração direta exigem o cargo. Poderia estar disposta como uma assessoria de protocolo, institucional, cerimonial ou mesmo de relações públicas, sendo sua área de atuação:

1. Preparar a agenda das autoridades visitantes.

2. Acompanhar os titulares do seu órgão em cerimônias públicas e em algumas exclusivas.

3. Emitir, receber e distribuir convites de eventos e organizá-los.

4. Orientar os discursos das autoridades nas cerimônias, preparando a relação dos nomes ali presentes. Ficará a critério da autoridade, pronunciá-los ou não no início de seu discurso.

5. Representar o órgão quando demandado.

Nas organizações de atividades como museus, hospitais, departamentos públicos, as funções se dedobram:

1. Preparar apresentações sobre a organização.

2. Receber grupos para visitas, esclarecimentos ou reivindicações.

3. Acompanhar seus dirigentes em audiências e eventos, preparando seu roteiro e pavimentando seu trajeto para um rápido atendimento.

No caso de empresas, mais algumas funções podem ser agregadas ao papel das relações públicas, além das anteriormente citadas:

1. Acompanhar os processos legislativos de interesse da associação ou da empresa.

2. Preparar eventos para confraternização dos funcionários, diretores ou visitantes.

3. Dar vazão interna às reivindicações da comunidade próxima da empresa.

4. Mapear os usos da imagem institucional.

5. Criar uma estratégia para que a organização seja protagonista de alguma campanha para o desenvolvimento da sociedade.

O profissional de relações públicas é indispensável na atualidade, pois define a primeira impressão de uma organização junto ao seu público de interesse. As relações públicas em sua devida e cautelosa proporção representam as organizações como o serviço diplomático representa o Estado: esclarece, acomoda e propõe melhores relações entre as partes envolvidas.

Ronaldo Bianchi

Neste artigo abordaremos os aspectos das publicações no âmbito organizacional.

As publicações podem ser aplicadas de diversas formas, variando conforme o destinatário. Na maioria das vezes, as empresas publicam: informativos, anúncios de esclarecimento, revistas, livros, catálogos de venda, portal, site entre outros. O importante é ter claro o propósito da publicação quanto a:

1. Determinar o público a quem a publicação é dirigida – público interno, clientes, fornecedores, instituições, governo. Para cada público e finalidade, uma linguagem diferente e um assunto em destaque.

2. Periodicidade – quantas publicações deverão ser realizadas durante o ano.

3. O meio de veiculação – digital ou impresso, ou ambos

As publicações voltadas ao público interno devem abordar os principais assuntos da organização, dando-se preponderância e esclarecendo assuntos que sejam matéria de dúvida, o que diminuirá os efeitos da comunicação informal (rádio peão). Entendo que nem todos os assuntos serão objeto da publicação, porém, há necessidade de ser terminativo a todos que abordar. A publicação interna é ainda responsável por divulgar avisos, comemorações, campanhas de precaução, cuidados com a segurança e saúde e oportunidades oferecidas ao desenvolvimento pessoal dos colaboradores. Quanto às publicações que atendem o propósito de vendas, ou seja, os catálogos.

Devem ser produzidos de forma a propiciar ao cliente uma gama de informações sobre as finalidades e benefícios dos produtos descritos como a forma de aquisição, financiamento, preços, prazos de pagamento, a especificação dos produtos e seus opcionais. Deve ser um veículo que facilite o trabalho do vendedor e do cliente.

Nas publicações institucionais ou de relacionamento, o nome da publicação deve ser uma das preocupações da organização. Das últimas lançadas, creio que a revista “Charlô” é um exemplo de elegância. Aborda diversos temas como comportamento, culinária e ações sociais, além de ser uma revista graficamente muito bem feita – layout, gramatura e impressão. Poderia ser mal interpretada pelo fato de levar o nome de uma pessoa, porém a sua construção superou a principal barreira que é personificar com conteúdo, variedade de assuntos e velocidade de texto.

As revistas empresariais devem seguir o propósito de abordagem de temas voltados ao seu público-alvo. Por isso, é muito difícil atender as expectativas. Com o tempo, ela se esgota na mesmice dos temas. Difícil falar sobre um carro de uma determinada marca o tempo todo. Não há muita novidade e quando envereda para outros temas, pode diminuir a qualidade em comparação com outras revistas especializadas.

Outra forma de atingir o público de interesse é através da publicação anual de livros. O propósito é meritório, porém, muitas vezes, torna-se um “Coffee table book”, que se lido apenas uma vez é muito. No caso dessa opção, a organização deveria tematizar o assunto de seu interesse e publicar uma série, dando preferência a temas como educação, ecologia e energia. A publicação sobre pesquisas é outra oportunidade no sentido de aumentar a conscientização sobre esses temas úteis, oferecendo resultados junto aos formadores de opinião e a todos aqueles interessados nesse tipo de assunto.

O próximo tema tratará do papel das relações públicas.

Ronaldo Bianchi