O ambiente empresarial tem se mostrado altamente competitivo. Por mais inovador que se mostre um determinado empreendimento em algum momento enfrentará concorrentes. Mesmo que existam severas barreiras de entrada, não há ambiente sem concorrência. Sobreviverão quem possuir boa gerência. Caso contrário, o cenário inicial será resultado medíocre e depois o pior, a quebra da empresa.

Quando o país atravessa um cenário de incertezas políticas e econômicas, os empresários se veem em maiores dificuldades para conduzir as suas empresas, neste caso: 1) Paralisam investimentos, 2) Não ampliam a capacidade produtiva, 3) A desconfiança gera queda no volume de negócios, 4) Há elevação dos juros acompanhada da restrição de crédito, 5) Os custos, geralmente, crescem acima da inflação, 6) Se faltar caixa no Estado os impostos aumentarão. Vivemos este momento. O que fazer? Entre outras providencias: implantar o Planejamento e Controle Orçamentário. Esta ferramenta ajudará os empresários e executivos a conduzir os seus negócios assertivamente.

O Planejamento e Controle Orçamentário contém uma série de atributos que facilitam a compreensão das organizações:

– Coordenação de atividades: identifica-se gargalos ou excessos de recursos em todas as áreas da empresa, adequando-se a quantidade de empregados necessários, necessidade de capital, desenvolvimento de novos fornecedores, investimentos em tecnologia, dentre outras necessidades.

– Comprometimento a priori: os responsáveis por centros de responsabilidade se comprometem com o desempenho de suas áreas no momento da elaboração do orçamento.

– Possível maior transparência: as empresas podem adotar uma forma colaborativa de elaboração do orçamento, levando os vários responsáveis por departamentos a discutirem as etapas e metas.

– Definição de responsabilidades: através da definição de responsabilidade por centros de responsabilidade é oferecido aos empresários e executivos a cobrança por resultados dos seus diretores, gerentes e coordenadores.

– Destaque para eficiência: além dos resultados financeiros, serão apontados na etapa de planejamento orçamentário os níveis de desempenho operacional. As correções para atingir outro patamar de eficiência podem ser adotados nesta etapa.

– Permite a avaliação do progresso: adicionalmente a todos os benefícios citados anteriormente, podemos mencionar a possibilidade da organização fazer avaliações do progresso do seu desempenho em relação àquilo que foi planejado.

Quais os riscos e precauções a adotar? Um dos maiores riscos após a elaboração de um orçamento é contar que sua execução seja automática. Não será. Os planos precisam ser seriamente conduzidos, com seus resultados avaliados sistematicamente com correções implementadas no menor tempo possível. Isso levará a organização a se aproximar das metas e objetivos pré-estabelecidos.

Participei de diversos trabalhos de Planejamento e Controle Orçamentário. Nesses trabalhos sempre defendi que uma ferramenta como esta pode oferecer melhores condições de previsibilidade frente às adversidades inerentes aos negócios em ambientes competitivos Encontrei resistência de diversas ordens: de diretores, gerentes e coordenadores de área. Colocaram barreiras e dificuldades para a montagem dos trabalhos. O que fiz para vencer tais resistências? Utilizei exemplos de casos em que os resultados do trabalho foram exitosos e as condições de previsibilidade fortaleceram as organizações. Os resultados obtidos com a implantação confirmam que o melhor remédio para a escuridão é a luz.

Vencida a resistência da implantação, o próximo exercício é alcançar as metas e objetivos. Isto se realiza com o acompanhamento periódico dos resultados reais frente aos orçados.

É por meio do acompanhamento semanal ou mensal, mas sistemático que as variações deverão ser identificadas e os responsáveis por centros de responsabilidade apresentação os planos de ação para correção dos desvios em relação às metas. Para cada plano de ação serão necessários as indicações de prazos, custos e respectivos retornos para os novos investimentos. Naturalmente, cada uma dessas novas propostas precisa ser acompanhada para que se obtenha êxito.

Certamente você não pode controlar o cenário econômico e político que afetam significativamente os seus negócios, mas você pode colocar o Planejamento e Controle Orçamentário para trabalhar a favor da sua organização. Você terá condições de antecipar decisões e assegurar importantes melhorias de desempenho, resultando na sustentabilidade do seu empreendimento.

Marcio Amorim